1) IDENTITA’ E CONTATTI DEL TITOLARE: il Titolare del Trattamento è l’Associazione Italiana Internal Auditors – Via San Clemente, 1 – 20122 Milano – Tel. 02 36581500 Fax 02 86995492 - P.IVA | C.F.  02893990156.

 2) DATI DI CONTATTO DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI/DATA PROTECTION OFFICER (“RPD”/”DPO”):

il RPD/DPO designato dal Titolare, il quale rappresenterà il punto di contatto per gli Interessati, è raggiungibile attraverso i seguenti canali di contatto:

- e-mail: dpo@aiiaweb.it;
- posta: Associazione Italiana Internal Auditors – Via San Clemente, 1 – 20122 Milano (MI) – Ufficio RPD/DPO.

3) DATI TRATTATI: i dati personali oggetto di trattamento sono quelli raccolti mediante il form online di registrazione al Convegno. In particolare, sono trattati i dati identificativi e professionali contrassegnati come obbligatori (campi contrassegnati da asterisco *), necessari per perfezionare l’iscrizione all’evento e per consentire la gestione della partecipazione.

Rientrano in tale categoria i seguenti dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, azienda/organizzazione di appartenenza, posizione o ruolo professionale ricoperto e indicazione dell’eventuale status di Socio AIIA.

Qualora l’interessato abbia espresso lo specifico consenso alla comunicazione dei dati a partner e sponsor dell’iniziativa, tali dati obbligatori potranno essere comunicati a detti soggetti per le finalità indicate nella presente informativa.

Il form di registrazione può inoltre prevedere la raccolta di ulteriori dati personali facoltativi, quali città, numero di telefono cellulare, profilo LinkedIn e breve biografia professionale. Il conferimento di tali dati è facoltativo e la loro mancata indicazione non pregiudica la registrazione al Convegno. Tali informazioni non saranno comunicate a terzi.

Nel corso dell’evento potranno inoltre essere trattati dati personali costituiti dall’immagine e/o dalla voce dell’interessato, qualora lo stesso partecipi a sessioni registrate o sia ripreso nell’ambito di riprese audio, video o fotografiche effettuate durante il Convegno, secondo quanto specificato nelle ulteriori sezioni della presente informativa.

 4) FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO: trattiamo i dati personali in conformità con le disposizioni del Regolamento Generale (UE) n. 2016/679 sulla protezione dei dati per le seguenti finalità e basi giuridiche:

a. Registrazione all’evento e alle singole sessioni:

Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte (art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR)
il trattamento è finalizzato alla gestione organizzativa e amministrativa del Convegno annuale, comprensiva delle attività di registrazione, gestione delle iscrizioni all’evento e alle singole sessioni di interesse, nonché dell’invio ai partecipanti di comunicazioni informative e operative strettamente connesse allo svolgimento dell’evento, sia da parte di AIIA che da parte dei partner.

L’iscrizione all’evento avviene mediante registrazione sulla piattaforma “SharEvent”. Le singole sessioni del Convegno potranno invece svolgersi tramite piattaforme digitali messe a disposizione dai partner/sponsor dell’iniziativa. In prossimità dell’evento, il Titolare provvederà a trasmettere ai partecipanti i collegamenti di accesso alle relative sessioni.

Alcuni partner potranno inoltre prevedere, per l’accesso alle proprie sessioni, l’utilizzo di piattaforme/landing page/moduli di raccolta dati gestiti direttamente dal partner stesso. In tali casi, l’accesso avverrà tramite collegamenti a piattaforme o servizi di terze parti. Si invita pertanto l’interessato a consultare attentamente le informative privacy rese disponibili da tali soggetti terzi, i quali operano quali autonomi titolari del trattamento. Il Titolare non assume responsabilità in merito ai trattamenti di dati personali effettuati attraverso tali piattaforme esterne.

Il conferimento dei dati contrassegnati con l’asterisco (*) è obbligatorio ai fini della registrazione e della partecipazione al Convegno; il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di completare l’iscrizione. Il conferimento degli ulteriori dati eventualmente richiesti è invece facoltativo e non pregiudica la possibilità di registrarsi all’evento.

Si segnala inoltre che eventuali dati personali inseriti volontariamente dall’interessato in fase di registrazione o durante l’utilizzo degli strumenti interattivi dell’evento (ad es. chat o funzionalità di networking) potranno essere visibili agli altri partecipanti e ai partner/sponsor del Convegno, esclusivamente qualora l’interessato abbia previamente espresso lo specifico consenso al relativo trattamento, come meglio indicato al punto d3) della presente informativa.

Per la finalità sopra descritta non è richiesto il consenso dell’interessato, poiché il trattamento si fonda sulla base giuridica dell’esecuzione del rapporto contrattuale connesso alla partecipazione al Convegno e/o su misure richieste dall’Interessato stesso.

 b. Gestione delle attività amministrativo-contabili, legali inerenti all’evento:

Per adempiere un obbligo legale (art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR)

per le finalità connesse agli obblighi previsti da leggi, da obblighi fiscali, da regolamenti e dalle normative, nonché da disposizioni impartite dalle Autorità, non è richiesto il Suo preventivo consenso al trattamento dei dati, dal momento che la base giuridica che ne legittima il trattamento è la necessità di disporre di tali dati personali per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare del Trattamento.

 c1) Finalità relative alla riproduzione del Convegno in diretta streaming:

Finalità relative al perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento (art. 6 par. 1 lett. f ) del GDPR)

Il trattamento avrà ad oggetto la Sua immagine ripresa, singolarmente o in gruppo, tramite foto/riprese video effettuate nel corso della diretta/registrazione (principalmente riproduzione video per il convegno in tempo reale, riprodotta in streaming su web). I dati personali saranno oggetto di trattamento, in conformità alle condizioni per la liceità del trattamento di cui all’art.6 par.1 lett.f) del Regolamento (UE) 2016/679 per finalità divulgative del Titolare, il quale informa preventivamente, tramite informativa esposta presso l’evento, delle attività di ripresa video e foto e della loro possibilità di diffusione, fornendo così l’immediata possibilità di opporsi al trattamento. A seguito della valutazione del bilanciamento d’interessi e i diritti e le libertà degli interessati, si ritiene che chiunque partecipi alla diretta/registrazione possa ragionevolmente aspettarsi di essere oggetto di riprese video e foto e che tali immagini possano essere diffuse.

c2) Finalità di salvaguardia degli interessi dell’Associazione:

Finalità relative al perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento (art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR)

qualora sia necessario, trattiamo i Suoi dati anche oltre il mero adempimento contrattuale, per salvaguardare interessi legittimi nostri o di terzi. Per tale finalità non è richiesto il Suo preventivo consenso.

c3) finalità statistiche:

Finalità relative al perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento (art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR)

previa Sua volontaria registrazione all’App “SharEvent”, potrà partecipare a sondaggi/instant pool proposti durante e alla fine del Convegno, rielaborati poi dall’Associazione in forma anonima per elaborazioni ed analisi statistiche.

d1) diffusione dei dati personali inclusa l’immagine (foto/video/audio) per attività promozionali e divulgative volte a pubblicizzare il Convegno, l’attività e i servizi dell’Associazione:

Finalità per cui è richiesto il consenso espresso da parte dell’interessato (art.6 par.1 lett.a) del GDPR):

per la diffusione della registrazione del Convegno e/o la pubblicazione su diversi strumenti e canali on e/o off line, inclusi i siti web istituzionali dell’Associazione, le diverse pagine e profili social network gestiti dall’Associazione, eventuali riviste, pubblicazioni o materiali periodici (sia cartacei che digitali) prodotti da AIIA, è richiesto il Suo preventivo consenso.

d2) comunicazione dei dati di contatto a tutti  partner e sponsor dell’evento per finalità di marketing:

d. Finalità per cui è richiesto il consenso espresso da parte dell’interessato (art.6 par.1 lett.a) del GDPR):

per ricevere materiale promozionale, comunicazioni commerciali, informative relative a prodotti e/o servizi da parte di soggetti terzi ben identificati come partner e sponsor dell’Associazione. L’elenco dei predetti Terzi è disponibile nella Sua area riservata di registrazione all’evento. Per tale trattamento, è richiesto il Suo preventivo consenso.

 d3) pubblicazione durante l’evento dei dati di contatto visibili agli altri partecipanti:

d. Finalità per cui è richiesto il consenso espresso da parte dell’interessato (art.6 par.1 lett.a) del GDPR):

per condividere con gli altri partecipanti i propri contatti; per tale trattamento, è richiesto il Suo preventivo consenso (es. Community Chat).

Le è riconosciuta la facoltà di esprimere o negare il consenso nel momento della registrazione all’evento. Il consenso espresso può essere revocato in ogni momento. La revoca è valida per il futuro e non riguarda il trattamento avvenuto in precedenza. Ha la possibilità di richiedere in ogni momento l'elenco dei consensi prestati.

5) DESTINATARI DEI DATI PERSONALI: i dati personali saranno trattati da soggetti che operano in qualità di Responsabili del trattamento e/o in qualità di persone fisiche che operano e agiscono sotto l’autorità del Titolare del trattamento e/o del Responsabile del trattamento, quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo: fornitori di servizi tecnologici e digitali, gestori di piattaforme cloud, piattaforme web e di web conference, fornitori di servizi di registrazione, regia tecnica, encoding e streaming dell’evento, professionisti e società incaricati delle attività fotografiche e audiovisive, nonché da organizzatori di eventi, relatori, partner commerciali e sponsor, consulenti, liberi professionisti, studi professionali o società che prestano attività di assistenza e consulenza al Titolare, oltre a società operanti nel settore ICT che supportano la gestione tecnica delle piattaforme e dei sistemi informativi utilizzati per l’evento.

In caso di partecipazione attraverso le piattaforme online utilizzate per il Convegno, i dati personali inseriti volontariamente dall’interessato nel form di registrazione e/o nelle eventuali funzionalità interattive (quali es. chat, Q&A o strumenti di networking) potranno essere visualizzati dagli altri partecipanti, dai relatori e dai soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’evento, secondo le funzionalità proprie della piattaforma utilizzata.

Con riferimento alle riprese fotografiche e audio-video, tali dati personali potranno essere trattati e diffusi dal Titolare mediante mezzi di comunicazione e canali di diffusione sia on-line sia off-line (ad esempio siti web, piattaforme di streaming, canali social istituzionali, materiali informativi o promozionali). Resta inteso che l’Associazione non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali utilizzi non conformi o impropri delle immagini e dei contenuti audiovisivi da parte di terzi che ne siano venuti a conoscenza a seguito della loro diffusione.

 Gli stessi dati potranno essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative.

 6) MODALITA’ DI TRATTAMENTO: i dati saranno trattati mediante strumenti informatici, elettronici e digitali, nonché tramite piattaforme web dedicate alla gestione delle registrazioni e allo svolgimento di webinar, eventi in streaming e servizi analoghi, utilizzate direttamente dal Titolare e/o dai partner coinvolti nell’organizzazione del Convegno. Le assicuriamo di aver posto in essere tutte le misure organizzative, fisiche e logiche ritenute necessarie e/o opportune per garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati.

 7) TRASFERIMENTO DEI DATI: la gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server ubicati sia all’interno dell’Unione Europea che in Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE) (ad esempio in caso di pubblicazione sui social network). Il Titolare assicura che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea. In caso di trasferimenti di dati UE-USA, nel caso in cui destinatarie dei dati siano organizzazioni certificate ai sensi del Data Privacy Framework, il Titolare procede al trasferimento in assenza di ulteriori autorizzazioni, previa verifica che l'organizzazione selezionata sia effettivamente certificata (attiva nella DPF list) e, nel caso di organizzazioni che agiscano quali responsabili del trattamento, previa stipulazione di apposito contratto; nel caso in cui destinatarie dei dati siano organizzazioni non certificate ai sensi del Data Privacy Framework, salvo che non operi una delle deroghe specifiche previste dall'art. 49 del GDPR, dovranno predisporre garanzie adeguate ai sensi del GDPR.

 8)  CONSERVAZIONE DEI DATI: i dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati, e/o fino alla Sua opposizione/revoca del consenso, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione.

In particolare:

• i dati raccolti per la gestione dell’iscrizione e della partecipazione al Convegno saranno conservati per il tempo necessario alla gestione dell’evento e degli adempimenti amministrativi e organizzativi connessi, nonché per l’eventuale periodo richiesto dalla normativa applicabile e/o per la tutela dei diritti del Titolare;
• i dati relativi alla partecipazione alle sessioni online e alle interazioni sulla piattaforma saranno conservati per il periodo necessario alla gestione tecnica dell’evento e, ove previsto, per la disponibilità delle registrazioni ai partecipanti;
• le riprese fotografiche e audio-video dell’evento potranno essere conservate negli archivi digitali dell’Associazione per finalità di documentazione, comunicazione istituzionale, promozione delle attività associative e memoria storica delle iniziative organizzate, anche ai fini della realizzazione di pubblicazioni istituzionali, materiali informativi o contenuti divulgativi.

Il Titolare effettua verifiche periodiche sulla pertinenza, non eccedenza e aggiornamento dei dati conservati, provvedendo alla cancellazione o anonimizzazione degli stessi quando non più necessari rispetto alle finalità per cui sono stati raccolti, salvo eventuali obblighi di conservazione previsti dalla legge.

 9)  NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI: il conferimento dei dati personali richiesti nel form di iscrizione all’evento può essere obbligatorio o facoltativo a seconda della specifica finalità del trattamento.

Il mancato conferimento dei dati contrassegnati con l’asterisco (*), necessari per la registrazione e la gestione della partecipazione al Convegno, comporterà l’impossibilità di completare l’iscrizione e di partecipare all’evento.

Il conferimento degli ulteriori dati non contrassegnati come obbligatori è invece facoltativo e la loro mancata indicazione non pregiudica la registrazione.

Si ricorda inoltre che i dati inseriti volontariamente dall’interessato in fase di registrazione o tramite eventuali strumenti interattivi messi a disposizione durante l’evento (ad es. chat o funzionalità di networking) potranno essere visibili agli altri partecipanti e ai relatori, in base alle funzionalità delle piattaforme utilizzate.

L’eventuale prestazione del consenso, ove richiesta per specifiche finalità di trattamento, è sempre libera e facoltativa; il mancato conferimento o la revoca dello stesso non pregiudicano la possibilità di partecipare al Convegno, salvo nei casi in cui il trattamento sia strettamente necessario per l’erogazione del servizio richiesto.

L’interessato ha in ogni caso il diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, nei casi previsti dal GDPR, informando tempestivamente il Titolare del trattamento secondo le modalità indicate nella presente informativa.

10) DIRITTI DELL’INTERESSATO: a norma degli artt.15 diritto di accesso, 16 diritto di rettifica, 17 diritto alla cancellazione, 18 diritto alla limitazione del trattamento, 20 diritto alla portabilità, 21 diritto all’opposizione del GDPR 2016/679, l’interessato può esercitare i suoi diritti scrivendo al Titolare del Trattamento all’indirizzo soprariportato oppure a mezzo mail all’indirizzo dpo@aiiaweb.it.

 11) REVOCA DEL CONSENSO: con riferimento all’art.7 del GDPR 2016/679, l’interessato può revocare in qualsiasi momento il consenso prestato scrivendo a dpo@aiiaweb.it .

 12) DIRITTO DI PROPORRE RECLAMO: l’interessato ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo dello stato di residenza.

 13) PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI: il Titolare non effettua trattamenti che consistano in processi decisionali automatizzati sui dati trattati.